Im Objektdienst ist das Fahrzeug Arbeitsmittel. In der Verwaltung und im Property Management ist es häufig Teil der Vergütung. Dazwischen liegt eine Grauzone, in der sich die meisten Streitigkeiten abspielen – und sie entsteht, weil die entscheidenden Regelungen nicht im Arbeitsvertrag stehen, sondern in einer gesonderten Nutzungsvereinbarung oder einer Fahrzeugrichtlinie, die man erst nach der Unterschrift zu sehen bekommt.
Verlangen Sie beide Dokumente vorher. Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung; die steuerliche Seite steht in Der Dienstwagen als Teil der Vergütung.
Die erste Frage: Privatnutzung ja oder nein
Sie entscheidet über alles Weitere.
Ohne Privatnutzung ist das Fahrzeug ein Arbeitsmittel wie ein Werkzeugkoffer. Es entsteht kein geldwerter Vorteil, und der Arbeitgeber kann es weitgehend frei umdisponieren.
Mit Privatnutzung ist es ein Vergütungsbestandteil. Das hat Folgen, die viele Arbeitgeber unterschätzen: Vergütung lässt sich nicht einseitig streichen.
Die Zwischenform, die im Objektdienst häufig vorkommt: Das Fahrzeug darf für den Weg zur Arbeit mit nach Hause, aber nicht privat genutzt werden – typischerweise, weil die Rufbereitschaft es verlangt. Auch das ist steuerlich relevant und sollte schriftlich stehen.
Der Widerrufsvorbehalt
Fast jede Nutzungsvereinbarung enthält einen Satz, wonach der Arbeitgeber die Überlassung jederzeit widerrufen kann. Solche Klauseln sind nicht per se unwirksam, aber sie sind häufig zu weit gefasst.
Nach der Rechtsprechung zu Widerrufsvorbehalten in Formulararbeitsverträgen muss eine solche Klausel die Gründe für den Widerruf benennen, und der widerrufliche Teil der Vergütung darf einen bestimmten Anteil der Gesamtvergütung nicht überschreiten. Eine Klausel, die einen Widerruf „aus wirtschaftlichen Gründen" oder ganz ohne Grund erlaubt, hält einer Prüfung regelmäßig nicht stand.
Praktisch wichtig sind vier Lagen:
Krankheit. Solange Entgeltfortzahlung geschuldet ist, ist auch die private Nutzung weiter zu gewähren – sie ist Teil des Entgelts. Erst danach kann der Arbeitgeber das Fahrzeug herausverlangen, wenn die Vereinbarung das vorsieht.
Freistellung nach einer Kündigung. Der häufigste Streitfall. Ohne ausdrückliche Regelung darf das Fahrzeug bei einer Freistellung unter Fortzahlung der Vergütung in der Regel nicht eingezogen werden.
Elternzeit. Ruht das Arbeitsverhältnis, ruht in der Regel auch der Vergütungsanspruch – und damit die Überlassung. Auch das sollte geregelt sein.
Wegfall der Voraussetzung. Sie wechseln in eine Innendienstposition oder verlieren die Fahrerlaubnis. Hier ist ein Widerruf regelmäßig berechtigt; der Verlust der Fahrerlaubnis kann sogar die Stelle gefährden, wenn das Fahren zur Arbeitsleistung gehört.
Wird die private Nutzung zu Unrecht entzogen, kommt ein Anspruch auf Nutzungsausfallentschädigung in Betracht.
Die Haftung bei Schäden
Der Punkt, an dem es teuer wird und an dem viele Vereinbarungen zu viel verlangen.
Für Schäden, die bei betrieblich veranlasster Tätigkeit entstehen, gilt der innerbetriebliche Schadensausgleich. Vereinfacht:
| Verschulden | Haftung des Arbeitnehmers |
|---|---|
| leichteste Fahrlässigkeit | keine |
| mittlere Fahrlässigkeit | anteilig, nach Abwägung |
| grobe Fahrlässigkeit | in der Regel voll, mit Begrenzung im Einzelfall |
| Vorsatz | voll |
Bei der Abwägung spielen Verdiensthöhe, Gefahrgeneigtheit der Tätigkeit, Schadenshöhe und die Frage eine Rolle, ob der Arbeitgeber das Risiko hätte versichern können.
Das Letztere ist der Hebel: Eine Vereinbarung, die dem Arbeitnehmer pauschal eine Selbstbeteiligung auferlegt, ist nicht automatisch unwirksam – eine, die ihn für jeden Schaden unabhängig vom Verschulden haften lässt, ist es in aller Regel.
Klären Sie deshalb vor der Unterschrift: Gibt es eine Vollkaskoversicherung, wie hoch ist die Selbstbeteiligung, und wer trägt sie bei welchem Verschuldensgrad? Bei Privatfahrten gelten die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs übrigens nicht – dort haften Sie nach allgemeinen Regeln.
Bußgelder, Maut, Abschleppen
Bußgelder für Verstöße, die Sie begangen haben, tragen Sie – auch wenn der Arbeitgeber Halter ist und zunächst angeschrieben wird. Eine Übernahme durch den Arbeitgeber ist steuerlich Arbeitslohn.
Prüfen Sie außerdem, wer Parkgebühren, Maut, Vignetten und Abschleppkosten trägt. Im Objektdienst in Innenstädten ist das kein Nebenthema: Wer täglich vier Liegenschaften anfährt und nirgends legal halten kann, sammelt Kosten.
Wer außer Ihnen fahren darf
Steht in der Richtlinie und ist versicherungsrelevant. Ehepartner und volljährige Kinder sind bei privater Nutzung häufig eingeschlossen, aber nicht immer. Ein Verstoß kann im Schadensfall die Deckung berühren – und damit die Haftungsfrage vollständig verschieben.
Ebenso zu klären: Fahrten ins Ausland, Anhängerbetrieb, Tiere, Rauchen, und die Mitnahme betriebsfremder Personen. Im Objektdienst außerdem: Darf Werkzeug und Material dauerhaft im Fahrzeug bleiben, und wer haftet bei Diebstahl?
Die Rückgabe
Mit dem letzten Arbeitstag endet die Nutzung – nicht mit dem Tag der Kündigung. Wer den Wagen als sein Auto behandelt hat, steht am Tag danach ohne eines da. Wer wechselt, sollte klären, ab wann beim neuen Arbeitgeber etwas bereitsteht; zwischen Zusage und Auslieferung liegen im Zweifel Monate.
Bestehen Sie bei der Rückgabe auf einem Rückgabeprotokoll mit Fotos. Nachträglich geltend gemachte Schäden sind ein verbreitetes Ärgernis und ohne Protokoll schwer zu bestreiten.
Der Sonderfall: kein Fahrzeug, aber Fahrten
Wer mit dem eigenen Wagen zu Objekten fährt, sollte drei Dinge geregelt haben: den Erstattungssatz je Kilometer, die Frage, ob die Fahrten als Arbeitszeit gelten – siehe Fahrtzeit zwischen Objekten –, und den Versicherungsschutz. Der letzte Punkt wird fast immer vergessen: Eine private Kfz-Versicherung deckt dienstliche Fahrten nicht in jedem Tarif, und im Schadensfall kann der Arbeitgeber für den eigenen Wagen des Arbeitnehmers einstandspflichtig sein, wenn er ihn für betriebliche Fahrten einsetzt.
Was das alles für die Gesamtvergütung bedeutet, steht in Gehalt verhandeln.
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